Поиск по сайту
Опубликовать страницу
в соцсетях
Изменить язык
Контакты
  • Компания "ВОЛОШИН"
  • phone_in_talk Контактный телефон +38 (0352) 40-40-01
  • schedule График работы Пн.-Пт. (с 09.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00)
  • email E-mail sales@voloshyn.com.ua
  • location_on Адрес офиса г. Тернополь, ул. Медовая, 20, 22 (бизнес-центр "Олимп", 4-й этаж)
Присоединяйтесь к нам в соцсетях
В начало страницы

Автоматизация процессов МТЗ в компании с разветвленной сетью подразделений

date_range 02.06.2016

Заместитель начальника управления материально-технического обеспечения и логистики ОАО "Укргидроэнерго" Жайворонок Вадим Витальевич о главных преимущества автоматизации процессов закупки ТМЦ в компании...

У нас в компании, как и в большинстве государственных структур, процесс формирования потребности в закупке ТМЦ был довольно трудоемким и затратным по времени.

Как все происходило в автоматизации...

Сначала бумажная заявка утверждалась всеми ответственными за закупку подразделениями, при этом, к заявке еще прилагалось отдельное сопроводительное письмо директора филиала, которое регистрировалось в канцелярии. После регистрации весь пакет направлялся по факсу и по почте в канцелярию аппарата управления. Далее проходил процесс наложения резолюций несколькими руководителями, в том числе Генеральным директором. Это все происходило к этапу получения заявки подразделением МТО. После того, как заявка на закупку ТМЦ попадала уже в подразделение МТО аппарата управления, создавалось еще два дополнительных документа, и также утверждались несколькими подразделениями. Кроме этого, в случае отклонения некоторых пунктов, бумажную заявку необходимо было переделывать и, соответственно, повторно подписывать во всех ответственных за закупку подразделениях. Вся отчетность по закупкам велась вручную в Excel.

Таким образом, на весь этот процесс тратились недели.

Что произошло после автоматизации...

Внедрение системы электронного согласования заявок на закупку ТМЦ упростило и сократило ряд процессов. Теперь создается только одна заявка, в электронном виде проходит через все задействованные в закупке подразделения. Иными словами, существует одна цепь от формирования потребности до получения товара на склад. Как следствие, кроме автоматизации процесса закупки мы получили контроль и оперативность.

Сегодня в ОАО "Укргидроэнерго" действует только электронное согласование документов и утверждения заявок. На основе сформированной заявки в единой системе происходит формирование спецификации к договору, заявки на перевод средств, заказ поставщику, поступление товаров на склад и тому подобное. Теперь процесс не останавливается: если возникают замечания при согласовании заявки, нужные пункты быстро перерабатываются и заявка проходит дальше. При этом, в едином окне есть возможность отслеживать, где находится заявка и сколько времени ее рассматривают.

Благодаря консолидации данных всех филиалов и классификации номенклатуры согласно государственному классификатору ДК 016-2010 на нашем предприятии произошло очень важное изменение - это создание единого справочника ТМЦ. Теперь инициатор при формировании заявки на закупку создает заявку на новую номенклатуру, которая от 1 до 7:00 обрабатывается специалистами подразделения МТО. Так, после согласования, в справочник добавляется новая номенклатура. На сегодняшний день невозможна ситуация, при которой новая номенклатура добавляется в справочник первичных документов (счет-фактура, расходная накладная, инвойс и т.д.). Действует правило создания, согласования и ведения единого справочника ТМЦ.

Хочу также отметить оперативность формирования отчетности, особенно складских запасов. Затратив всего 5 минут, можно сформировать необходимый отчет по всем филиалам, на который раньше шли недели.