Що таке електронний документообіг і для чого він потрібен?

Ми провели опитування серед керівників українських підприємств і виявили цікаву статистику. 72% підприємців не хочуть міняти паперові кількаповерхові піраміди на єдину електронну програму для ведення документообігу. Ще 23% відкладають рішення на потім, «коли це стане необхідністю». А поки вони роблять перші дрібні кроки до міграції в СЕД: використовують для обміну електронну пошту або незахищені мережеві папки загального доступу. І тільки 5% керівників зі стратегічним мисленням перейшли на електронний документообіг. Може, українські підприємці просто не знають, яку користь вони отримають за цю одноразову інвестицію?

Що таке система електронного документообігу (СЕД)?

СЕД - це програмне забезпечення, призначене спростити роботу з внутрішніми документами, шляхом створення їх в електронному вигляді разом з процесами обробки і узгодження документів.

Сьогодні виробники пропонують безліч версій цього продукту, тільки бери й роби. 7/10 підприємств вважають за краще програми з установкою на персональний комп'ютер, так як це надійніше і не залежить від швидкості інтернету.

Коли з'явився документообіг?

Вперше електронний документообіг (ЕДО) з'явився в середині 1990-х. Тоді програма призначалася тільки для реєстрації паперових документів і звернення громадян, а користувалися ними лише канцелярії організацій держсектора.

Але якщо зазирнути на робоче місце сучасного керівника, ми зможемо побачити на його столі високий стос документів на підпис або затвердження, який з дня на день стає все вищим. А підлеглі, як Хатіко, чекають, поки директор, в силу своєї зайнятості, підпише папери. А робота стоїть.

Навіщо Вам взагалі потрібен електронний документообіг?

• Економія 80% часу на створення договорів. Ми спеціально вимірювали ефективність нашої програми: створення договору «вручну» займає від 20 хвилин і більше. Замість цього програма автоматично створює договір потрібного зразка, Вам залишається тільки вибрати зі списку потрібного контрагента і ще кілька деталей. Вуаля, 2 хвилини і договір готовий!
• Договори завжди намісці. Ви завжди знаєте, де знаходиться оригінал кожного договору. Не втрачайте клієнтів і грошей! Система тримає під контролем терміни дії договорів.
• Доручення керівника виконуються вчасно. Бувало таке, що виконання завдання розтягувалося на кілька днів замість двох годин? Навіщо втрачати дорогоцінний час? Контролюйте терміни виконання доручень і підвищуйте власну продуктивність та продуктивність підлеглих.
• Адекватне використання простору в офісі. Замість величезного сейфа або стелажа з папками Ви можете повісити плазму або карту світу: виглядає краще і радує око. А управління документацією можна вести зі свого персонального комп'ютера.
• Зниження витрат на «паперові справи». Уявіть, що Вам більше не потрібно витрачати стільки грошей на папір, картриджі, марки, конверти та пересилання: весь документообіг ведеться в єдиній базі.
• Ваші документи завжди в безпеці. Всі документи зібрані в єдиній базі, в якій можна робити резервні копії. При цьому, менше часу витрачається на пошук необхідного документа. Пошук потрібного документа займає не більше 3 хвилин. Крім того, вся історія редагування і журнал передачі документа зберігається, так що Ви завжди в курсі, хто займався тим чи іншим файлом.
• Доступ до корпоративних документів з будь-якої точки світу. Навіть якщо директор у відрядженні або відпустці, він може підписати необхідний документ цифровим підписом. Адже робота не вовк, як ми знаємо.
• Дотримання корпоративних стандартів. Всі документи створюються за єдиним корпоративним стандартом, так що в разі передачі роботи з документом іншому працівникові, вам не доведеться довго пояснювати, що і як треба робити.

Отже, ми розібрали, що таке СЕД. Варто зазначити, що документообіг в Україні набув популярності тільки за останні 5 років.

Один із найяскравіших прикладів впровадження СЕД - ТОВ «Корвет» (оптова та роздрібна реалізація канцтоварів, мережа магазинів «Офіс-Центр»). Головний офіс знаходиться у Хмельницькому, робота ведеться на всій території України. Впровадження системи електронного документообігу допомогло скоротити витрати грошей і часу на пересилку документів між офісами.

"Якщо раніше процес узгодження договору тривав декілька тижнів (включно з формуванням, пересиланням поштою в інше місто, узгодженням, зворотнім шляхом документа), то зараз це займає всього 15-20 хвилин. А без обов'язкового узгодження - 3-4 хвилини", - головний бухгалтер мережі Ірина Гула. "Наш керівник працює у віддаленому доступі, тому узгодження договорів відбувається за декілька хвилин, навіть якщо він знаходиться на відпочинку закордоном".

Також, за її словами, компанія економить левову частку грошей на послугах юристів в кожному регіональному підрозділі, так як тепер для роботи з документами досить навчити менеджерів користуватися програмою. Документообіг в бухгалтерії значно спростився за рахунок інтеграції бази клієнтів та історії передачі документів з бухгалтерською системою.