Пошук по сайту
Поширити сторінку
в соцмережах
Змінити мову
Контакти
  • Компанія "ВОЛОШИН"
  • phone_in_talk Контактний телефон +38 (0352) 40-40-01
  • schedule Графік роботи Пн.-Пт. (з 09.00 до 18.00, обідня перерва з 13.00 до 14.00)
  • email E-mail sales@voloshyn.com.ua
  • location_on Адреса офісу м. Тернопіль, вул. Медова, 20, 22 (бізнес-центр "Олімп", 4-й поверх)
Долучайтеся до наших спільнот
На початок сторінки

Автоматизація процесів МТЗ у компанії з розгалуженою мережею підрозділів

date_range 02.06.2016

Заступник начальника управління матеріально-технічного забезпечення та логістики ПАТ «УКРГІДРОЕНЕРГО» Жайворонок Вадим Віталійович про головні переваги автоматизації процесів закупівлі ТМЦ в компанії...

У нас в компанії, як і в більшості державних структур, процес формування потреби в закупівлі ТМЦ був досить трудомістким і затратним по часу.

Як все відбувалось до автоматизації…

Спочатку паперова заявка погоджувалась усіма відповідальними за закупівлю підрозділами, при цьому, до заявки ще додавався окремий супровідний лист директора філії, який реєструвався в канцелярії. Після реєстрації весь пакет надсилався по факсу і поштою в канцелярію апарату управління. Далі проходив процес накладання резолюцій декількома керівниками, в тому числі Генеральним директором. Це все відбувалось до етапу отримання заявки підрозділом МТЗ. Після того, як заявка на закупівлю ТМЦ потрапляла уже в підрозділ МТЗ апарату управління, створювалось ще два додаткових документи, які також погоджувались декількома підрозділами. Крім цього, у разі відхилення деяких пунктів, паперову заявку необхідно було переробляти і, відповідно, повторно підписувати у всіх відповідальних за закупівлю підрозділах. Уся звітність по закупівлям велася вручну в Excel.

Таким чином, на весь цей процес витрачались тижні.

Що відбулося після автоматизації…

Впровадження системи електронного погодження заявок на закупівлю ТМЦ спростило та скоротило ряд процесів. Тепер створюється тільки одна заявка, яка в електронному вигляді проходить через усі задіяні в закупівлі підрозділи. Іншими словами, існує один ланцюг від формування потреби до отримання товару на склад. Як наслідок, крім автоматизації процесу закупівлі ми отримали контроль та оперативність.

Сьогодні в ПАТ «УКРГІДРОЕНЕРГО» діє лише електронне погодження документів та затвердження заявок. На основі сформованої заявки в єдиній системі відбувається формування специфікації до договору, заявки на переказ коштів, замовлення постачальнику, поступлення товарів на склад тощо. Тепер процес не зупиняється: якщо виникають зауваження при погодженні заявки, потрібні пункти швидко переробляються і заявка проходить далі. При цьому, в єдиному вікні є можливість відслідковувати, де перебуває заявка і скільки часу її розглядають.

Завдяки консолідації даних усіх філій і класифікації номенклатури згідно з державним класифікатором ДК 016-2010 на нашому підприємстві відбулася дуже важлива зміна — це створення єдиного довідника ТМЦ. Тепер ініціатор під час формування заявки на закупівлю створює заявку на нову номенклатуру, яка від 1 до 7 годин обробляється спеціалістами підрозділу МТЗ. Так, після погодження, в довідник додається нова номенклатура. На сьогоднішній день неможлива ситуація, при якій нова номенклатура додається в довідник з первинних документів (рахунок-фактура, видаткова накладна, інвойс, тощо). Діє правило створення, погодження та ведення єдиного довідника ТМЦ.

Хочу також відмітити оперативність формування звітності, особливо складських запасів. Затративши лише 5 хвилин, можна сформувати необхідний звіт по всіх філіях, на який раніше йшли тижні.